降本增效!超实用的企业搬迁方案解读

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发表时间:2022-03-24 17:29来源:www.zhth.com

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编者按


从到场搬运到搬完撤离,

整个过程流畅有序,

搬迁耗时比原预计时间缩减了两小时。


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不过这也是在预料之中的~

身为行政的客户找我们搬家时,

她就已经做好了初步的企业搬迁方案~

从搬迁前的准备工作、搬迁组织、

搬迁后的工作、以及注意事项;

都一一有在她的企业搬迁方案里面体现。

有这样精心的准备和妥善的安排,

当然可以高效地完成办公地点切换。

而且从这些方面,也足以体现出客户

具有资深的行政工作统筹与管理经验。

希望下面分享的这份企业搬迁方案,

能给有企业搬迁需求的小伙伴以参考~



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搬迁前的准备工作

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新办公区域的规划及准备


1.环境:保洁、绿植、消防器材、软装饰品的安排;


2.设备:照明设备、网络设备、电话设备、打印设备、会议设备等的连接;


3.标志标牌:办公室、会议室、打印区、休息区等各区域相应标识印制并张贴;


4.办公耗材:打印纸、饮用水、茶、纸杯、信封信纸、纸袋印刷品等耗材的补充;


5.消息通知:搬迁通知、人员分工和注意事项等消息的发布,都需要提前准备和完成;


6.信息更新:搬家后还得把营业执照的地址进行变更。


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搬迁组织工作


(一)确定搬家公司

大家在选择搬家公司的时候,可以通过搬迁方案、工作流程、保障措施、人员配置、价格水平等方面情况,去挑选符合自己需求的搬家公司。


当然我始终推荐选择的是搬家经验丰富、口碑好的搬家公司,比如我们同辉搬家。


(二)搬迁沟通

搬迁沟通需要分阶段进行


1. 确定搬家日期后,将新办公区域划分及工位分布图,提前和各部门负责人进行确认。


2. 新办公区域的管理规范,尤其是现在已更改的,都需要通过发文来告之员工们。


3 将新办公地点的基本信息,含地址、电话、传真等信息进行更新并发布。


4. 临近搬迁前,给公司各部门负责搬迁对接工作的员工进行了培训(讲清楚搬家流程及目分工要求),并对其他疑问予以解答。


5. 让各部门负责搬迁对接工作的员工,给部门其他同事进行搬迁动员会。


6. 搬迁动员大会上或会后,发出正式搬迁通知(时间节点、新区域及工位的划分、物品打包要求、新环境要求与说明等);并分发搬迁需要用到的物料。


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三、搬迁当天


(一)搬迁起点


如果某公司的搬迁,未选择需要搬家公司的[搬迁打包]服务的话,那么搬迁当天就需要该公司打包好各类零散的文件及物品。


通常经验丰富且配合度高的搬家公司,当天是可以和需要搬迁的公司做到无缝对接的。


也就是公司员工前一天在原办公地点打包完毕(把自己的物品打包、编号、贴好标签)第二天就可以直接到新工区上班了(新办公区整理自己的物品)。


当然如果搬迁涉及员工过多,也可以安排好是否需分日期分批次进行搬迁。


特别提醒:


员工打包完毕后,最好在搬运之前,安排小组负责人对物品清单与实物进行核对。


然后由搬家公司按既定规则,将物品搬运至新办公区域的某个位置。


(二)新办公地点


抵达新办公地点后,最好还是安排小组的负责人对对物品进行核对,确保无遗漏。




(三)特殊物品搬运

对于公司的特殊物品,如:红木家具、价值较高的陈列品、字画等物品。


应当提前告知搬家公司,并使用搬家公司的“打包”进行防护,单独搬运或提出自己的明确要求。




(四)保障措施


为了确保搬家的顺利和提高搬迁效率,在搬迁前需要确保物业的配合,比如出具放行条,开放专用的货梯、通道等。


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搬迁后的工作


搬迁后,有三项工作要注意:


1.如果在新的办公地点,对员工们有特别的规则和要求,那么应借助此处搬家,对员工进行培训指导,立好规矩。


2.公司搬迁的初期时间段,可能还是会有一件文件或快递会送到旧的办公地点。


应当提前与原办公地点的物业做好沟通,避免遗失重要文件或快递。


3.员工在适应新环境的过程中,可能会产生一些问题,应当重视收集员工们的反馈,针对合理意见应及时解决。






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END


关键词:公司搬迁   企业搬迁方案   行政工作


编辑:小蒋

Editor:Xiaojiang

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本文部分素材来源网络(侵删)




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